چطور برای سال جدید برنامه ریزی کنیم؟

برنامه ریزی یک مهارت مفید و کاربردی است که البته برای بسیاری از انسان‌ها دشوار به نظر می‌رسد. اهمیت برنامه ریزی در سال جدید افراد را مجاب می‌کند که به انجام آن فکر کنند، چرا که فرصتی خوب برای شروع دوباره همه چیز است. اما از آن جا که نمی‌دانند باید چگونه برنامه‌ریزی کنند، پس از کمی سردرگمی آن را رها می‌کنند. حتی بعضی افراد در حین برنامه‌ریزی و به دلیل نداشتن اطلاعات کافی درباره اصول برنامه‌ریزی، به سرعت غمگین یا عصبانی می‌شوند. برنامه‌ریزی اگرچه فعالیتی عمومی است، اما به دلایل مختلف انسان‌ها به سختی می‌توانند کارهای روزمره خود را برنامه‌ریزی کنند و بر اساس آن پیش ببرند. با یادگیری اصول برنامه ریزی که چندان هم کار پیچیده‌ای نیست، می‌توان به یک برنامه‌ریزی حرفه‌ای تبدیل شد و تاثیر مثبت آن را نیز بر روند پیشرفت در زندگی و کار مشاهده کرد.

برنامه ریزی به چه معناست؟

برای آن که به اهمیت برنامه ریزی در سال جدید پی ببریم، ابتدا باید بدانیم اصلا برنامه ریزی به چه معناست؟ این کلمه در زندگی روزمره بسیار مورد استفاده قرار می‌گیرد، اگرچه متناسب با شرایط گوناگون، معنای متفاوتی دارد. برنامه‌ریزی برای نوع لباس‌ پوشیدن با برنامه‌ریزی برای کسب و کار دو مسیر متفاوت است. اما یک ویژگی مشترک دارند و آن، تعریف هدف است.

برنامه‌ریزی از نظر مفهومی شامل تعریف یک فرآیند برای رسیدن به هدف، تعیین مراحلی که برای دستیابی به هدف باید طی کنیم و ایجاد یک چهارچوب نظارتی برای ارزیابی پیشرفت و در صورت لزوم، تغییرات در مسیر است. داشتن برنامه‌ به افراد و گروه‌ها کمک می‌کند تا فعالیت‌های خود را به شکل سیستماتیک پیش ببرند. برنامه‌ریزی یکی از مفاهیم ضروری در کسب و کارهاست که عملا بدون وجود آن، هیچ کاری به درستی پیش نمی‌رود. داشتن یک برنامه دقیق می‌تواند تفاوت میان شکست با موفقیت باشد و برنامه‌ریزی با اهداف مشخص به شرکت‌ها کمک می‌کند تا فرصت‌ها، اولویت‌ها و ریسک‌های احتمالی خود را بدانند. داشتن برنامه یک ویژگی مثبت دیگر هم دارد و آن، ایجاد حسِ در مسیر هدف بودن است که به خصوص در کارهای تیمی اهمیت زیادی دارد.

تاثیر برنامه ریزی برای انجام کارها

یکی از فواید برنامه‌ریزی، ایجاد یک فضای منعطف است. برنامه‌های طرح‌ریزی شده قرار نیست مجموعه قواعدی سفت و سخت باشند و می‌توانند همواره متناسب با شرایط تغییر کنند. البته تغییر برنامه با سیستم نظارتی و ارزیابی رابطه یکپارچه‌ای دارد و برای تغییرات باید ارزیابی دقیقی صورت گیرد. به این گونه برنامه ریزی‌ها اصطلاحا «برنامه‌ریزی تطبیقی» گفته می‌شود که چه در بعد فردی و چه در مقیاس تیمی، بسیار مفید و کاربردی است.

برنامه‌ریزی در حالت گروهی منجر به ایجاد یک شبکه ارتباطی هماهنگ می‌شود. از همان ابتدای طرح برنامه، باید مشارکت افراد گروه باشد تا بتوان یک برنامه‌ریزی خوب داشت. همچنین در هنگام اجرای برنامه هم اعضای تیم به یک هماهنگی مقبولی می‌رسند که مسیر رسیدن به هدف را تسریع می‌کند.

چرا برنامه ریزی کردن اهمیت دارد؟

احتمالا این نقل قول مشهور از بنجامین فرانکلین را شنیده باشید که «اگر موفق به برنامه ریزی نشدید، برای شکست برنامه ریزی می‌کنید.» اما چرا؟ اهمیت برنامه ریزی در سال جدید برای پیشبرد اهداف چیست و چقدر در رسیدن به موفقیت می‌تواند موثر واقع شود؟

فرقی نمی‌کند که در حال برنامه ریزی برای اوقات فراغت خود هستید یا یک مجموعه اقتصادی را مدیریت می‌کنید، داشتن یک برنامه ریزی دقیق برای دستیابی به موفقیت ضروری است که به نوعی یک فرآیند شامل تعیین اهداف، تقسیم آن‌ها بر اساس اهمیت و مسیر تحقق و راهبردهایی برای دستیابی به آن‌ها خواهد بود. برنامه ریزی برای امور افراد و سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا رخدادهای آینده را تا حد قابل توجهی پیش بینی کنند، بر اساس آن منابع تخصیص دهند و تصمیمات آگاهانه بگیرند.

در ادامه به چهار دلیل ضروری بودن برنامه ریزی می‌پردازیم:

• تعریف موفقیت را مشخص می‌کند: هدف اولیه هر کار، پروژه و طرحی، رسیدن به موفقیت است. بدون داشتن یک برنامه، تعیین این‌ که موفقیت در پروژه و کار مدنظر چگونه خواهد بود یا به چه طریقی می‌توان آن را به دست آورد، دشوار می‌شود. یک برنامه مدون، دقیق و به خوبی تعریف‌شده، اهداف و فعالیت‌های مورد نیاز برای رسیدن به موفقیت را به وضوح مشخص می‌کند؛ یک جدول زمانی و نقشه راه که کمک می‌کند فرد یا شرکت بداند در انتهای راه باید به چه چیزی و در چه زمانی برسید. با داشتن هدف و موفقیت مبتنی بر برنامه دقیق، هیچ‌گاه تمرکز خود را از دست نخواهید داد و اقدامات خود را نیز اولویت‌بندی می‌کنید.
• در گرفتن تصمیم‌های هوشمندانه تاثیر دارد: یک برنامه ریزی خوب فرد را قادر می‌سازد تا تصمیمات هوشمندانه بگیرد. با داشتن برنامه، امکان پیش‌بینی رخدادهای غیرمنتظره و نتایج احتمالی نیز بیشتر خواهد بود که کمک می‌کند برای مشکلات احتمالی آمادگی داشته باشید و همچنین منابع زمانی، مالی و انرژی خود را نیز منظم خرج کنید.
• منجر به افزایش مسئولیت‌پذیری می‌شود: بدون مسئولیت‌پذیری نمی‌توان به هدف و موفقیت رسید. داشتن برنامه و طرح باعث می‌شود بتوان جنبه‌های مختلف کار را ارزیابی کرد و یکی از این جنبه‌ها، میزان مسئولیت‌پذیری است. جدول‌های برنامه‌ریزی همچنین کمک می‌کند تا فرد یا سازمان بتواند ضرب الاجل و نقاط عطف تعریف کند که برای بررسی وضعیت پیشرفت کاری ضروری است. داشتن یک برنامه جامع برای انجام امور منجر به ایجاد حس مسئولیت و مالکیت نیز می‌شود که تضمین‌کننده فعالیت افراد در نقش‌های خود و درک انتظارات از آن‌هاست.
• فرآیند همکاری را آسان‌تر می‌کند: برنامه‌ریزی برای کارهای گروهی یک ضرورت است، چرا که کمک می‌کند تا افراد تیم به هماهنگی کامل برسند و این برای دستیابی به موفقیت بسیار مهم است.

اهمیت برنامه ریزی در سال جدید و ضرورت آن برای انجام امور تنها محدود به موارد ذکرشده نمی‌شود. ویژگی مشترک همه این موارد فایده برنامه‌ریزی است که با ایجاد نظم و تعیین هدف، به فرد یا تیم کمک می‌کند تا در مسیر رسیدن به اهداف خود قرار گیرند.

مراحل برنامه ریزی برای سال جدید

با توجه به اهمیت برنامه ریزی در سال جدید و ضرورت یادگیری مهارت برنامه‌ریزی، می‌توان طبق مراحل زیر، برای سال جدید خود هوشمندانه‌تر پیش بروید:

• انتخاب اهداف به روش SMART: نخستین مرحله در برنامه ریزی برای آینده، مشخص‌کردن اهدافی است که دارای پنج ویژگی باشد: خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان(SMART). اهداف SMART این امکان را فراهم می‌سازد که بتوانیم مشخصا در مسیر چیزهایی که می‌خواهیم، برسیم و البته روند پیشرفت نیز قابل اندازه‌گیری خواهد بود. این روش شما را روی اهدافتان متمرکز می‌کند و به عنوان انگیزه یادآوری می‌کند که چرا آن‌ها را انتخاب کرده‌اید و در این مسیر قرار گرفته‌اید. تعیین اهداف SMART شامل تقسیم اهداف بلند مدت به نقاط عطف کوچکتر و قابل دستیابی می‌شود. مثلا اگر قصد داشته باشید تا مبلغ هنگفتی را طی یک سال سرمایه‌گذاری کنید، بر اساس روش SMART مبلغ کل را تقسیم بر ماه‌های سال می‌کنید و بدین ترتیب ماه به ماه پیش می‌روید.
• داشتن یک تابلوی چشم‌انداز: این تابلو مجموعه‌ای کلاژی از تصاویر کلمات می‌شود که نشان‌دهنده اهداف و آرزوهای شما خواهند بود. کلاژ چشم‌انداز به دلیل خاصیت بصری‌بودنش کمک می‌کند تا همواره بر اهداف خود متمرکز بمانید و آن‌ها را جلوی چشم خود داشته باشید. ساخت تابلوی چشم‌انداز کار دشواری نیست و تنها به یک تخته پوستر، چسب، قیچی و تعدادی نشانگر و برچسب نیاز دارید. سعی کنید المان‌های بصری برای اهداف خود ایجاد کنید. این المان‌ها می‌توانند حتی یک عکس ساده باشند. سپس آن‌ها را روی تابلو بچسبانید. قراردادن جملات الهام‌بخش یا هر تصویر دیگری که به شما انرژی و انگیزه بدهد، می‌تواند در این تابلو باشد و مفید واقع شود. نکته مهم درباره تابلو این است که باید در جایی قرار گیرد که همواره در مسیر دید شماست تا مرتب آن‌ها را ببینید.
• نگارش برنامه: تحقیقات نشان می‌دهد که یادداشت برنامه‌ها تاثیر بسیار زیادی در رسیدن به اهداف دارد و افرادی که این کار را انجام می‌دهند، احتمال موفقیت بیشتری نسبت به آن‌هایی دارند که برنامه‌های خود را نمی‌نویسند. مهم‌ترین دلیل نگارش برنامه این است که بتوانید همواره مسیر پیشرفت خود را پیگیری کنید و زمانی که آن را می‌بینید، انگیزه مضاعف برای ادامه‌دادن خواهید داشت و در صورت لزوم، تغییراتی هم در اهداف خود- متناسب با سطح پیشرفت- ایجاد می‌کنید. برنامه مکتوب کمک می‌کند تا اهداف گوناگون را از ذهن که احتمال فراموشی یا خطای ارزیابی بالایی دارد، خارج کرده و آن‌ها را به دو دسته اهداف کوتاه‌مدت و اهداف بلندمدت تقسیم کنید. بدین ترتیب برای برداشتن گام‌های بعدی هوشمندانه‌تر عمل می‌کنید. داشتن یک جدول زمانی، سررسید و جزییات کمک‌کننده دیگر هم می‌تواند برنامه نوشته‌شده را کامل‌تر کند.

با انجام همین کارهای به ظاهر ساده، اما مهم می‌توانید برای سال جدید برنامه‌ریزی دقیق و مفیدی داشته باشید.